Software systemen koppelen? Dit moet je weten!
Dagelijks zijn wij bezig met het koppelen van verschillende systemen voor onze klanten. Of het nu gaat om een boekhoudkoppeling met Exact, een nieuw RPA systeem, het automatiseren van marketplace orders zoals Bol en Amazon of het integreren van betaalsystemen. Vrijwel iedere webshop werkt wel met verschillende systemen. Maar wat zijn nu de mogelijkheden, en waar moet je rekening mee houden? Wij praten je bij!
/ Vaststellen van de vraag
Je kent het vast wel. Je bent al enige tijd aan het groeien met je bedrijf, en steeds meer processen kosten te veel tijd. Het doorzetten van bestellingen, het inloggen bij meerdere systemen of het doen van de administratie. Om je bedrijf door te laten groeien, kom je voor de vraag te staan: Welke processen kunnen makkelijker? Deze vraag is niet altijd eenvoudig te beantwoorden, omdat het in veel gevallen veel tools bevat. Om deze reden is het daarom altijd onze eerste taak om de vraagstelling in kaart te brengen. Het komt namelijk vaak voor dat er bedrijfsprocessen lopen die niet gekoppeld moeten worden, maar juist vervangen.
Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een PIM systeem (product management systeem) in plaats van het koppelen van meerdere systemen. Zo houden we het makkelijker en overzichtelijker.
/ Hoe wordt software gekoppeld?
Er zijn meerdere manieren om software met elkaar te verbinden. We bespreken de drie meest voorkomende:
1. Feeds
Feeds is een van de minder intelligente koppelingen. Het bestaat uit een bestand, zoals XML, CVS of JSON waarin data gestructureerd wordt. Vervolgens wordt door middel van de feed de data automatisch gedeeld en ingelezen. Dit soort koppeling is snel, maar niet erg uitgebreid. Deze kan perfect werken voor bijvoorbeeld het delen van informatie omtrent voorraad of prijzen.
2. API
Een API (Application Programming Interface) is een uitgebreidere koppeling. Het is een soort brug tussen meerdere software systemen. De systemen worden met elkaar gekoppeld zodat ze dezelfde taal spreken. Het grootste voordeel is dat je huidige systeem er veel slimmer van wordt. Het is namelijk mogelijk om vervolgacties te ondernemen. API koppelingen worden bijvoorbeeld gebruikt voor PIM systemen of boekhoudkoppelingen.
3. Hooks
Een hook wordt gebruikt om een externe koppeling te leggen. Je haakt als het ware in op een actie van een ander. Denk bijvoorbeeld aan het wijzigen van een status.
We werken niet standaard met een manier van koppelen. Het is altijd belangrijk om eerst te kijken naar de behoefte, voordat er voor een koppeling gekozen wordt. Alle drie de manieren van koppelen kunnen namelijk een effectieve oplossing bieden.
/ Eigen software koppeling maken of bestaand systeem gebruiken?
In de begindagen van het internet moesten koppelingen vrijwel altijd zelf gecodeerd worden. Tegenwoordig zijn er talloze oplossingen beschikbaar voor vrijwel ieder probleem. Het belangrijkste is om na te gaan hoe specifiek de koppeling moet zijn en of er al oplossingen voor aangeboden worden. Blijkt dit niet het geval te zijn, gaan we over tot een custom-made oplossing. In veel gevallen blijkt het echter zo te zijn dat er al koppelingen voor gemaakt zijn. Wij werken al met verschillende partijen samen voor meerdere klanten. Deze kunnen we vervolgens op een goedkopere manier integreren. Wel zo handig toch?
/ Hoe beter de data, hoe makkelijker de koppeling
Uiteindelijk is de grootste vraag in het koppelen van software hoe de data eruit ziet. Als je bijvoorbeeld werkt met verschillende eenheden of veel verschillende tekstvelden, wordt het koppelen lastiger. Door de data gestructureerd vast te leggen, met vaste velden en hetzelfde taalgebruik, wordt het makkelijker om deze van het ene naar het andere systeem te verplaatsen.
Heb je dit nog niet helemaal op orde? Dan is dat geen probleem! Je kunt namelijk eerst de juiste systemen kiezen en vervolgens de data aanpassen aan de hand van de belangrijke velden.
/ Wij helpen je business te versnellen
Of je nu een ERP- CRM- Voorraad- of financieel systeem wilt koppelen binnen je bedrijfsvoering, wij zorgen voor een stroomversnelling van jouw bedrijf. Door het optimaliseren van de bedrijfsprocessen zorg je voor ruimte voor groei binnen je bedrijf. We plannen eerst een adviesgesprek in om inzichtelijk te maken wat wel en juist niet nodig is. Automatiseren is onze dagelijkse bezigheid. Zo kun jij je bezig houden met jouw klanten!
Gaan wij samen bouwen aan jouw business?
