Zodra een organisatie overtuigd is van de toegevoegde waarde die RPA kan bieden en de technologie wil implementeren, dient om te beginnen een procesanalyse plaats te vinden. Deze brengt in kaart welke processen binnen de bedrijfsvoering het beste gerobotiseerd kunnen worden. Hierbij wordt een prioritering gemaakt: door middel van een quick-scan kan op basis van diverse criteria – zoals volume, foutgevoeligheid, frequentie – bepaald worden welke processen zich het beste lenen voor robotisering, en welke voordelen er naar verwachting behaald kunnen worden. Welke prioriteit er aan bepaalde processen worden gegeven hangt af van de doelstellingen van de organisatie, maar bijvoorbeeld ook van hoe complex het is om een verandering door te voeren.

De tweede stap die volgt is de ontwerpfase, waarin wordt bepaald waar in het proces – middels RPA – snel vooruitgang kan worden geboekt. Medewerkers spelen hierbij een belangrijke rol, aangezien zij de proceskennis dienen te leveren en de keten- en IT-afhankelijkheden in kaart dienen te brengen. Zij kunnen het beste inschatten welke activiteiten wel of niet gerobotiseerd kunnen worden. Na het ontwerpen moet de vertaalslag gemaakt worden naar de daadwerkelijke RPA-inrichting. Deze fase is bedoeld om de technologie uiteindelijk optimaal te kunnen gebruiken en ook om stakeholders binnen het bedrijf aan de nieuwe manier van werken te laten wennen. De robot wordt dan geconfigureerd en vervolgens uitvoerig getest op het realiseren van de gestelde doelen. Werknemers moeten bovendien leren hoe de software onderhouden dient te worden en hoe gemakkelijk wijzigingen kunnen worden aangebracht.

De vierde fase is de go-live-fase. Het is raadzaam om eerst te starten met een pilot, zodat in een kleine omgeving en setting kan worden gekeken wat wel en wat niet werkt, en waar aanscherping nodig is. Vanuit de feedback en lessen die uit de pilot voortvloeien kan de RPA-implementatie geoptimaliseerd worden. Hierbij is het van belang dat werknemers tijdens het proces goed begeleid worden, aangezien zij in hun dagelijkse werkzaamheden met de impact van alle veranderingen te maken krijgen. Een goede verankering onder medewerkers van alle veranderingen en de impact van RPA en daaromheen een heldere communicatie, zijn essentieel voor een succesvolle RPA integratie. Na de go-live fase, is het tijd om goed te blijven monitoren hoe de robots functioneren. Vanuit een technisch oogpunt, maar ook vanuit menselijk perspectief. ‘Wordt de nieuwe technologie voldoende en op de juiste, afgesproken wijze gebruikt?’

Tot slot, en het meest belangrijk van allemaal, dient gemeten te worden in hoeverre de robots de processen daadwerkelijk verbeteren. Hiervoor moeten voorafgaande aan de go-live KPI’s worden opgesteld en baselines worden ingesteld en moeten deze continu gemonitord worden.